Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 9 november 2026

Sordent V.O.F. (“wij”, “ons”) beheert deze zakelijke website en webshop. Wij leveren uitsluitend aan professionele eindgebruikers in de tandheelkundige sector. Sordent is “Powered by Shopify”, wat betekent dat Shopify onze technische partner is voor het leveren van de Services. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken en beschermen in het kader van onze zakelijke relatie en de geldende wetgeving voor medische hulpmiddelen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en grondslag

Sordent V.O.F., gevestigd aan de Noorderbeekdwarsstraat 145, 2562 XR Den Haag (KvK-nummer 97348198), is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Door onze Services te gebruiken, erkent u dat u handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Wij verwerken uw gegevens op basis van:

Uitvoering van de overeenkomst: Voor het verwerken van uw zakelijke bestellingen.
Wettelijke verplichting (MDR en fiscaal): Wij zijn onder de Verordening (EU) 2017/745 (MDR) verplicht om traceerbaarheidsgegevens bij te houden en wij moeten onze administratie bewaren.
Gerechtvaardigd belang: Voor het onderhouden van onze professionele relatie, het beveiligen van onze webshop en het voorkomen van fraude en misbruik.
Toestemming: Voor niet-noodzakelijke cookies (zie sectie 4) en voor het ontvangen van marketingberichten. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

2. Informatie die wij verzamelen

Naast standaard contactgegevens (naam, zakelijk adres, e-mail, telefoonnummer) verzamelen wij:

Professionele gegevens: Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer en, indien van toepassing voor specifieke instrumenten, uw BIG-registratienummer.
Accountgegevens: Uw inloggegevens en de gegevens die u invult bij het aanvragen van een zakelijk account. Wij gebruiken deze ook om uw aanvraag te beoordelen.
MDR-Traceerbaarheidsgegevens: Wij koppelen uw klantgegevens aan de unieke batchnummers of UDI’s (Unique Device Identifiers) van de aan u geleverde medische hulpmiddelen.
Financiële informatie: Voor de afwikkeling van zakelijke facturatie en betalingen.
Communicatie: Berichten en gegevens die u ons stuurt via e-mail, WhatsApp, de livechat of het contactformulier.
Technische gegevens: Via Shopify en de cookies uit sectie 4 verzamelen wij automatisch gegevens over uw apparaat en browsergebruik (zoals IP-adres, browsertype en bekeken pagina’s) om de veiligheid van onze webshop te waarborgen en de website te verbeteren.

Zonder de gegevens die nodig zijn voor een bestelling of account kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren.

3. Hoe wij uw informatie gebruiken

Levering van Services: Voor het verwerken van betalingen, verzending en het beheren van uw zakelijke account.
Vigilantie en Veiligheid (MDR): Om u onmiddellijk te kunnen informeren in het geval van een Field Safety Corrective Action (Recall) door een fabrikant.
Communicatie: Voor klantenondersteuning en het verzenden van relevante productinformatie binnen de tandheelkundige branche.
Administratie: Voor facturatie, boekhouding en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Verbetering en beveiliging: Voor het meten en verbeteren van onze website (met uw toestemming waar dat vereist is) en het voorkomen van fraude en misbruik.

4. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Dat zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden opgeslagen. Wij gebruiken:

Noodzakelijke cookies: Voor het onthouden van uw winkelwagen en inlogsessie, de beveiliging van de webshop, uw taal- en regiovoorkeur en uw cookiekeuze. Hiervoor is geen toestemming nodig.
Analytische cookies: Om te meten hoe de website wordt gebruikt, via Shopify en Google Analytics. Hiervoor vragen wij uw toestemming.
Marketing- en advertentiecookies: Om het effect van onze advertenties te meten en advertenties te tonen via Google (Google Ads en Google Merchant Center). Hiervoor vragen wij uw toestemming.
Diensten van derden op de website: De livechat (Tawk.to), het tonen van klantbeoordelingen (Trustpilot) en de WhatsApp-knop. Deze partijen kunnen gegevens zoals uw IP-adres ontvangen wanneer u de pagina bekijkt of de dienst gebruikt.

Bij uw eerste bezoek vraagt een cookiebanner om uw keuze. U kunt niet-noodzakelijke cookies weigeren; de website blijft dan werken. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door de cookies van deze website in uw browser te verwijderen, waarna de banner opnieuw verschijnt.

5. Delen van informatie en rol van onze dienstverleners

Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering. Wij verkopen uw gegevens niet. Met dienstverleners die namens ons gegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming van uw gegevens.

Shopify: Onze hostingprovider verwerkt uw gegevens namens ons om de webshop, uw account, de checkout en betalingen (Shopify Payments) mogelijk te maken. Lees het Shopify Privacybeleid voor meer informatie.
Odoo: Ons bedrijfssysteem (Odoo S.A., België) voor orders, voorraad, klantbeheer en facturatie.
Moneybird: Ons boekhoudpakket.
Logistieke partners: Sendcloud en vervoerders voor het verzenden en bezorgen van medische instrumenten op uw praktijkadres. Zij ontvangen hiervoor uw naam, adres en contactgegevens.
Talon Commerce: Aanbieder van de app waarmee zakelijke klanten een account aanvragen en wij die goedkeuren.
Google: Voor statistieken, advertentiemetingen en onze productvermelding in Google (Analytics, Ads en Merchant Center).
Tawk.to en Trustpilot: Voor de livechat en het tonen van klantbeoordelingen.
Fabrikanten en Autoriteiten: In het geval van een wettelijke meldplicht onder de MDR (bijv. incidentmeldingen aan de IGJ) en de Belastingdienst voor onze fiscale verplichtingen.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van bovengenoemde partijen (zoals Shopify, Google en Tawk.to) kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten of Canada. Wij kiezen voor partijen die passende waarborgen bieden, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk, met inachtneming van de wettelijke termijnen:

Fiscale gegevens: 7 jaar conform de belastingwet (in specifieke gevallen, zoals bij de Unieregeling (OSS), 10 jaar).
MDR-gegevens: Gegevens die noodzakelijk zijn voor de traceerbaarheid van medische hulpmiddelen worden minimaal 10 jaar (en voor implantaten 15 jaar) na de laatste levering bewaard. Dit prevaleert boven algemene verzoeken tot verwijdering van gegevens.
Overige gegevens: Account- en contactgegevens en correspondentie bewaren wij zolang wij een zakelijke relatie met u hebben en daarna niet langer dan nodig is voor onze verplichtingen en het afhandelen van eventuele vragen of geschillen.
Cookies: Deze blijven op uw apparaat staan voor de periode die per cookie door de aanbieder is bepaald.

8. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht om uw toestemming in te trekken. Verzoeken tot verwijdering worden getoetst aan onze wettelijke bewaarplicht onder de MDR. Als distributeur kunnen wij bepaalde gegevens niet verwijderen als deze essentieel zijn voor de patiëntveiligheid en traceerbaarheid van instrumenten. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij het samen kunnen oplossen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Beveiliging

Geen enkele beveiligingsmaatregel is ondoordringbaar. Wij adviseren u uw zakelijke inloggegevens strikt geheim te houden. Wij maken gebruik van de beveiligde infrastructuur van Shopify en een versleutelde verbinding (HTTPS) om uw transacties en gegevens te beschermen.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of wijzigingen in de wet. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is gewijzigd.

11. Contact

Voor vragen over uw privacy of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met:

Sordent V.O.F.
Noorderbeekdwarsstraat 145
2562 XR Den Haag
E-mail: info@sordent.nl
Telefoon: 085 301 91 51